2019年MTP管理技能提升培训笔记
管理专题培训--MTP管理技能提升培训
高水准的问题分析解决
何为高水准
- 高
- 多层探寻,高度分析,即需要有深度
- 水
- 团队讨论,水平思考,即需要有广度
- 准
- 预防应变,准备措施,即需要总结经验,防范于未然
从问题现象到解决问题的6步流程(恰好与ITIL的故障流程和问题流程相对应)
- 根据问题现象紧急制定临时应急措施
- 从 多角度 调查问题本身,了解问题的范围
- (引入专家)分析问题原因,包括表面问题和深层问题
- (与专家一起)讨论方案
- (与专家一起)进行方案决策
- 总结经验,制定预防措施
思维呈现的4个层次
- 通过语言表达出来
- 用文字记录下来(重新思考的过程)
- 对文字进行结构化分类(清晰化)
- 形成图表(形象化)
- 形成检查清单
如何描述问题
描述问题的一般模式
从XXX管理的角度出发(从责备他人到反思管理) 通过XXXX,XXXX等多角度,多重手段(从单一手段到系统提升) 解决XXXX的问题(要对事件本身进行升华,从特定事件到一般规律) 已到达XXX的目的(最终目的是为了提高绩效)
如何清晰地描述问题
- 多使用数据,进行量化
- 由模糊词到具体词,描述具体的行为
- 由谈抽象到举例证
描述问题的5W3H法则(可以用于改进问题回顾报告)
吉德林法则
- when
- 什么时候
- where
- 什么地点
- who
- 问题干系人
- what
- 发生了什么事
- why
- 发生事情的原因
- How
- 干系人的行为
- How Many
- 后果
- How Often
- 频次
如何深入分析问题(问题的本质是管理)
分析问题要高瞻远瞩,即
- 站在全局看个体
- 透过现象看本质
- 站在未来看现在(预防)
5M1E分析法
可以从下面六个管理方面分析可能存在的问题(人机料法环测)
- man
- 人的问题 -> 当事人,当事人的同事,当事人的上级,等干系人
- machine
- 机器的问题 -> 设备,工具,技术
- material
- 料的问题 -> 原料,资金,资源投入
- method
- 法的问题 -> 方法,流程
- Enviroment
- 环境的问题 -> 制度,体系,文化环境
- Measure
- 测的问题 -> 考核,计划,激励
持续发问法
- 针对每个问题持续提问Why,每个问题都是针对上一个问题产生的原因,形成问题层次。(一般需要提问5次以上,直到自己工作权限为止)
- 针对每一层的原因都提出解决方案,即将每层的原因都消除掉
团队产生更多的问题解决方案(头脑风暴法)
头脑风暴法六原则:
- 按角色划分
- 管理者本人不参加头脑风暴,同时派专人记录会议内容
- 按序限时
- 每个人都要讲,不能讲太多也不能将太少
- 鼓励创新
- 延缓评判
- 以量求质
- 一般每人提供三个新方案
- 综合改善
从多维度触发选择最终解决方案
六顶思考帽:
- 白帽
- 理性思维(信息/数据)
- 红帽
- 感性思维(情感/直觉)
- 黑帽
- 悲观思维(风险/坏处)
- 黄帽
- 乐观思维(利益/好处)
- 绿帽
- 创新思维(创意/变化)
- 蓝帽
- 保守思维(控制/安排)
使用六顶思考帽的流程为:
- 白帽,陈述事实
- 绿帽,说明方案
- 黄帽,评估收益
- 黑帽,审视风险
- 绿帽,改善方案
- 红帽,直觉判断
- 蓝帽,总结善后
其中 1-6 步由团队一起讨论,第 7 步由领导总结
高品质的管理沟通技巧[与主管培训的沟通技巧相互配合]
何为管理沟通
为了有效管理,达成i共识,把 信息,思想与感情(沟通三要素) 进行传递的双向过程
沟通三要素
- 清晰的信息
- 正面的思想
- 关心的情感
沟通的九大技巧
- 礼貌尊重(请,您,对不起,谢谢,再见)
- 背景铺垫
- 认可信任
- 征询意见
- 同理感受(表达理解)
- 自我反思
- 积极迎合对方(随着对方的话往下讲,让对话能进行下去)
- 委婉拒绝
- 展望鼓励(祝福,一般在讲话的最后)
如何向上级汇报工作
汇报的内容
- 信息方面要展现工作
- 思想上表达态度(克服了哪些困难,自己的作用体现在哪里)
- 情感上表达感谢(感谢花费时间听取汇报,感谢信任,感谢支持与指导)
汇报方法
- 高
- 先结果后过程树立高度,讲话要有层次感
- 大
- 整理信息,呈现大量的信息
- 上
- 通过数据表达事实,一次性把领导关心的内容一次性讲完
- 全
- 分享经验教训,全面总结提意见
如何向上级提出意见
重点在于通过改变观点背后的 事实 来改变上级的观点.
提出意见要注意:
- 提出新信息,照亮盲点,让上级自己转变观点
- 支持上级的初衷,提出更好的意见
- 维护领导尊严,由领导做决策
套路
- 表达自己的目的意愿(不要只谈问题本身,找出与领导的共同点)
- 描述客观事实(量化,层次化,提供新信息)
- 假设预期后果(基于上面提供的客观事实,描述预期的后果)
- 提供新的解决方案
- 新方案的光明未来的展望
- 征求上级决定
如何向下级布置任务
关键在于提供明确的信息,可以采用6W+3H法
- why
- 工作背景与价值
- who
- 工作中的角色与责任是什么
- what
- 工作内容与流程
- whom
- 其他参与者与关系人
- where
- 工作范围与地点
- when
- 工作的起止时间
- how many
- 结果,评判标准
- how much
- 费用,资源
- how
- 要领,提醒
如何批评下级(明确问题,找出原因)
- 私下传达
- 避免当众批评
- 缓和气氛
- 避免单刀直入,先从好的地方入手
- 针对事实
- 避免对人
- 言及当下
- 避免旧账
- 促进改善
- 避免只批评
如何寻求同级的帮助
娶白富美
- 聘礼搭桥,隆重嫁娶(铺垫)->通过小恩小惠,甜言蜜语,从兴趣点出发引发好感
- 拉近距离,日常增白->平时多交流,让对方有亏欠感
- 交换资源,共同致富->找准对方的需求
- 书面感谢,公开赞美->感恩
化解平级冲突(消灭萌芽,克己双赢)
化解冲突四只手:
- 伸手
- 主动沟通,提前探讨(促进信息交流)
- 握手
- 放下面子,承认不足
- 牵手
- 平等互利,双方互赢(协商解决)
- 挽手
- 避免上级出面解决(可以自己协商出解决方案,由领导拍板)